Nhiều dòng họ còn giữ những cuốn gia phả giấy đã ố vàng, có cuốn viết bằng chữ Hán hoặc chữ Nôm, có cuốn là vài quyển vở học trò do một cụ trong họ cặm cụi chép tay. Đó là báu vật, nhưng cũng rất mong manh: chỉ một trận lụt, một mùa nồm ẩm hay một tổ mối là có thể mất những trang không gì thay thế được.
Số hoá gia phả là chụp lại, chép lại nội dung sổ cũ lên máy để giữ được lâu, có nhiều bản sao và dễ chia sẻ cho con cháu ở xa. Bài viết này hướng dẫn từng bước, từ cầm cuốn sổ trên tay đến khi cả họ cùng xem được gia phả trên điện thoại.
Bước 1: Chụp hoặc scan sổ cũ cẩn thận
Trước hết, hãy giữ nguyên bản gốc. Việc chụp ảnh là để có bản sao, không phải để thay thế cuốn sổ.
Khi cầm sổ:
- Rửa tay sạch, lau khô; làm ở nơi khô ráo, có bàn rộng.
- Lật trang nhẹ nhàng, không miết gáy sổ cho phẳng, không dùng băng dính dán chỗ rách.
- Trang nào dính nhau, giòn hoặc mục thì đừng cố tách; nên hỏi người có kinh nghiệm bảo quản giấy cũ.
Khi chụp bằng điện thoại:
- Chụp gần cửa sổ có ánh sáng tự nhiên dịu, tránh nắng chiếu thẳng và tránh đèn flash gây loá.
- Đặt máy song song với trang giấy, có thể kê điện thoại trên chồng sách hoặc giá đỡ để ảnh không nghiêng, không rung.
- Mỗi ảnh một trang (hoặc hai trang mở ra), chụp đủ cả mép giấy; chụp cả bìa và những trang chỉ có vài dòng ghi chú.
- Mỗi trang nên chụp hai lần; xem lại ngay xem chữ có rõ không.
- Đặt tên ảnh theo thứ tự trang, ví dụ "gia-pha-quyen-1-trang-001".
Nếu dùng máy scan: chỉ scan khi sổ mở phẳng được dễ dàng; đừng đè nắp máy lên gáy sổ cũ.
Sau đó, hãy cất các ảnh ở ít nhất hai nơi, ví dụ một bản trên máy tính và một bản trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến, để lỡ hỏng máy này vẫn còn bản kia.
Bước 2: Đọc và phiên âm chữ Hán Nôm
Nhiều gia phả cũ, nhất là những cuốn soạn từ đầu thế kỷ 20 trở về trước, viết bằng chữ Hán hoặc chữ Nôm. Nếu trong họ không ai đọc được, bạn có thể nhờ:
- các cụ cao niên trong làng còn biết chữ Hán Nôm;
- thầy cô, người nghiên cứu hoặc sinh viên theo học ngành Hán Nôm;
- các dòng họ quen biết đã từng dịch gia phả, để xin giới thiệu người đọc.
Khi nhờ dịch, nên đề nghị người dịch làm hai phần: phiên âm (chép lại bằng chữ quốc ngữ theo âm đọc) và dịch nghĩa (giải thích bằng tiếng Việt hiện nay). Ghi lại ai dịch, dịch năm nào. Chữ nào chưa đọc được hay còn phân vân thì đánh dấu, đừng đoán. Tên người nên giữ cả chữ Hán gốc nếu có thể, vì một âm Hán Việt có thể ứng với nhiều chữ khác nhau.
Gia phả cũ thường ghi năm theo can chi hoặc niên hiệu vua. Bạn có thể xem cách đọc trong bài Thuật ngữ gia phả.
Bước 3: Chép thành danh sách theo mẫu Excel
Khi đã có nội dung đọc được, bước tiếp theo là chép thành danh sách, mỗi người một dòng. Cách gọn nhất là dùng mẫu gia phả Excel của Họ Mình. Mẫu có sẵn các cột như:
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| Mã dòng | Mã riêng của mỗi người, không trùng |
| Họ tên, giới tính | Tên đầy đủ, Nam hoặc Nữ |
| Mã cha, mã mẹ, mã vợ/chồng | Mã của người thân, để nối các đời với nhau |
| Con thứ | Thứ tự sinh trong gia đình |
| Ngày sinh, ngày mất | Ghi rõ dương lịch hay âm lịch; ngày mất âm lịch thì ghi thêm có phải tháng nhuận không |
| Còn sống | Có hoặc không |
| Tên thường gọi, tên húy, tên tự/hiệu | Nếu biết |
| Quê quán, nơi ở, nơi an táng | Nếu biết |
| Nghề nghiệp, tiểu sử | Vài dòng ghi chú |
Vài mẹo khi điền:
- Bắt đầu từ thủy tổ rồi đi dần xuống từng đời; chép xong đời nào thì soát đời ấy.
- Không cần điền đủ mọi cột. Chỗ nào chưa biết thì để trống.
- Mã có thể đặt theo kiểu dễ nhớ, ví dụ ghép số đời với số thứ tự. Cách đánh số có trong bài Cách lập gia phả dòng họ.
- Có thể chia việc cho mỗi chi điền phần của mình, rồi ghép lại.
Bước 4: Nhập vào gia phả online
Trên Họ Mình, sau khi tạo dòng họ, người quản trị chọn nhập từ tệp Excel đã điền. Ứng dụng kiểm tra từng dòng và báo những chỗ chưa hợp lệ để bạn sửa trước khi nhập, ví dụ ngày tháng ghi chưa đúng, năm âm lịch không có tháng nhuận như đã ghi, hay một người chưa nối được với ai trong gia phả.
Nếu trước đây gia đình đã dùng một phần mềm gia phả khác, nhiều phần mềm cho xuất ra tệp GEDCOM (đuôi .ged), một định dạng phổ biến để trao đổi dữ liệu gia phả. Họ Mình nhập được tệp GEDCOM. Sau khi nhập, hãy xem lại các ngày tháng, nhất là ngày âm lịch, vì mỗi phần mềm ghi loại ngày này một kiểu.
Bước 5: Đối chiếu với bản gốc
Nhập xong chưa phải là xong. Hãy mở phả đồ để xem các đời đã nối đúng chưa, rồi so từng nhánh với ảnh chụp sổ gốc. Những lỗi hay gặp:
- một người bị nhập hai lần vì ghi tên hơi khác nhau;
- con bị gắn nhầm sang cha cùng tên ở chi khác;
- nhầm giữa ngày dương và ngày âm.
Nên mời trưởng các chi xem lại phần của chi mình. Trên Họ Mình, họ hàng xem gia phả có thể gửi đề xuất sửa; người quản trị so sánh trước và sau rồi mới duyệt, mọi thay đổi đều được ghi vào nhật ký.
Bước 6: Bảo vệ thông tin người còn sống
Sổ gia phả cũ chủ yếu ghi người đã khuất. Khi số hoá, bạn sẽ thêm cả con cháu đang sống, kèm ngày sinh, nơi ở. Đây là những thông tin riêng tư, kẻ xấu có thể lợi dụng.
Hãy đánh dấu đúng người còn sống. Trên Họ Mình, ngày, tháng sinh và nơi ở của người còn sống được ẩn với người xem, chỉ người quản trị xem được. Khi xuất tệp để gửi đi, chi tiết người còn sống cũng được ẩn theo mặc định. Xem thêm bài Giữ gìn gia phả an toàn và tôn trọng quyền riêng tư.
Bước 7: Chia sẻ với họ hàng
Khi gia phả đã ổn, người quản trị gửi link mời hoặc mã QR cho họ hàng, ví dụ qua nhóm trò chuyện của gia đình. Người nhận bấm link là xem được trên điện thoại, máy tính bảng hay máy tính, không cần tạo tài khoản. Họ xem được phả đồ, lịch giỗ, tra cách xưng hô, và gửi đề xuất bổ sung khi thấy thiếu.
Bước 8: In lại sổ gia phả
Không phải ai cũng quen xem trên điện thoại, nhất là các cụ. Họ Mình cho xuất phả đồ ra ảnh PNG hoặc PDF, và in sổ gia phả theo từng đời để đặt ở nhà thờ họ hay tặng các chi. Bạn cũng nên định kỳ xuất tệp GEDCOM làm bản sao lưu.
Cuốn sổ gốc thì vẫn giữ: cất trong hộp kín, nơi khô ráo, có gói hút ẩm, tránh ánh nắng trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Có cần máy scan chuyên dụng không?
Không bắt buộc. Điện thoại đời mới chụp trong ánh sáng tốt là đủ rõ để đọc và lưu trữ. Điều quan trọng là ảnh thẳng, rõ nét và đủ trang.
Không tìm được người đọc chữ Hán Nôm thì sao?
Cứ chụp và lưu ảnh thật kỹ trước. Phần đã biết qua lời kể có thể nhập trước, ghi chú là "chờ đối chiếu sổ gốc". Khi tìm được người đọc, bạn bổ sung sau.
Gia phả có vài trăm người thì nhập có lâu không?
Nếu chép vào mẫu Excel rồi nhập một lần thì nhanh hơn nhiều so với gõ từng người trên điện thoại. Có thể chia cho mỗi chi điền một phần cho đỡ vất vả.
Gia đình đang dùng phần mềm khác, có chuyển sang được không?
Nếu phần mềm đó xuất được tệp GEDCOM thì nhập vào Họ Mình được. Sau khi nhập, nhớ kiểm tra lại ngày âm lịch và các quan hệ.
Số hoá xong có nên bỏ sổ gốc không?
Không nên. Sổ gốc là di vật của tổ tiên, có giá trị riêng mà bản số không thay được. Hãy giữ gìn cẩn thận, và dùng bản số để tra cứu, chia sẻ hằng ngày.