Gia phả là tài sản chung của cả họ, nên ai cũng muốn con cháu được xem. Nhưng một gia phả đầy đủ cũng là nơi tập trung rất nhiều thông tin cá nhân: họ tên, ngày sinh, quê quán, nơi ở, quan hệ cha mẹ, vợ chồng, con cái của hàng trăm người. Giữ gia phả an toàn vì vậy không chỉ là giữ cho khỏi mất, mà còn là tôn trọng quyền riêng tư của những người đang sống.
Bài viết này gợi ý những việc nên làm, dù gia phả của bạn nằm trong sổ giấy hay trên mạng.
Vì sao thông tin người còn sống cần được bảo vệ
Với các cụ đã khuất, thông tin trong gia phả chủ yếu là để tưởng nhớ. Với người đang sống thì khác. Họ tên đi kèm ngày sinh đầy đủ, quê quán và địa chỉ là những thứ kẻ gian có thể dùng để:
- giả làm người quen, người thân gọi điện vay tiền hoặc lừa chuyển khoản, vì "biết rõ" chuyện nhà mình;
- đoán hoặc trả lời các câu hỏi bảo mật mà một số dịch vụ vẫn dùng;
- ghép với thông tin rò rỉ ở nơi khác để mạo danh, làm giấy tờ giả.
Ngoài ra còn những chuyện riêng của mỗi nhà như con nuôi, hôn nhân đổ vỡ, bệnh tật. Những điều này có thể chính đáng để ghi vào gia phả, nhưng không phải ai trong họ cũng nên đọc được, và người trong cuộc nên được hỏi ý.
Từ năm 2023, Việt Nam đã có Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, và các quy định trong lĩnh vực này còn tiếp tục được bổ sung. Bài viết không phải là tư vấn pháp lý; nhưng tinh thần chung rất dễ hiểu: thông tin cá nhân như ngày sinh, nơi ở cần được thu thập có mục đích, giữ cẩn thận và chỉ chia sẻ cho người cần biết.
Nguyên tắc: ghi đủ dùng, chia đúng người
- Chỉ ghi những gì cần. Gia phả cần biết ai là con ai, thuộc đời nào. Số điện thoại, số giấy tờ tuỳ thân thì không nên ghi.
- Hỏi ý người còn sống, nhất là với ảnh chân dung, nơi ở và những chuyện riêng.
- Cẩn thận với trẻ em. Ảnh và ngày sinh của các cháu nhỏ nên hạn chế người xem.
- Người đã mất thì thoải mái hơn, nhưng vẫn nên tế nhị với những chuyện gia đình còn chưa muốn nhắc.
Ai nên xem được những gì
Một cách chia hợp lý là: họ hàng được xem gia phả để biết nguồn cội, ngày giỗ, cách xưng hô; còn chi tiết riêng tư của người còn sống thì chỉ vài người quản lý gia phả nắm.
Trên Họ Mình, quyền được chia như sau:
| Ai | Làm được gì |
|---|---|
| Họ hàng mở bằng link mời | Xem gia phả, phả đồ, lịch giỗ, tin tức; không thấy ngày, tháng sinh và nơi ở của người còn sống; không sửa trực tiếp mà gửi đề xuất sửa |
| Biên tập chi | Sửa thông tin những người trong chi được giao; ngoài chi đó thì gửi đề xuất |
| Thủ quỹ | Ghi chép quỹ họ |
| Đăng tin | Đăng tin tức, sự kiện cho cả họ |
| Người quản trị | Xem đầy đủ, sửa, duyệt đề xuất, giao quyền, đổi link mời |
Ngày, tháng sinh và nơi ở của người còn sống chỉ người quản trị xem được. Khi xuất phả đồ hay in sổ để gửi đi, chi tiết người còn sống cũng được ẩn theo mặc định, kể cả khi người xuất là quản trị.
Gửi link mời đúng cách, và đổi link khi cần
Link mời (hoặc mã QR) giống như chìa khoá nhà: ai có link là xem được gia phả. Vì vậy:
- Gửi link trong nhóm trò chuyện riêng của gia đình hoặc nhắn riêng cho từng người, không đăng công khai lên mạng xã hội.
- Nhắc họ hàng đừng chuyển tiếp link cho người ngoài.
- Nếu link lỡ lọt ra ngoài, người quản trị có thể đổi link mời: link và mã QR cũ không mở được nữa. Những máy đã mở gia phả từ trước vẫn xem được; nếu cần chặn cả những máy này, người quản trị thu hồi quyền xem của mọi người, rồi gửi link mới cho những người cần.
Sao lưu: đừng để gia phả chỉ có một bản
Mất gia phả cũng đáng lo không kém lộ gia phả. Một vài thói quen tốt:
- Với sổ giấy, chụp lại toàn bộ và cất ảnh ở hai nơi. Cách làm có trong bài Số hoá gia phả giấy.
- Với gia phả trên mạng, định kỳ xuất một bản (trên Họ Mình có thể xuất tệp GEDCOM, PDF hoặc sổ in theo đời) và cất cẩn thận.
- Tệp sao lưu đầy đủ chứa cả thông tin riêng tư, nên cất như cất giấy tờ quan trọng, không gửi tràn lan.
- Nên in một bản sổ gia phả đặt ở nhà thờ họ hoặc nhà trưởng họ.
Nhiều người quản trị tin cậy, không phụ thuộc một người
Nhiều dòng họ từng rơi vào cảnh chỉ một người nắm gia phả; khi người ấy đau yếu hay mất máy, cả họ lúng túng. Hãy:
- Có ít nhất hai, ba người quản trị, nên ở các chi khác nhau, đều là người cẩn thận và được cả họ tin. Trên Họ Mình, người quản trị mời người cùng quản trị bằng một mã mời quản trị chỉ dùng được một lần.
- Giao quyền vừa đủ: người lo quỹ chỉ cần quyền thủ quỹ, người đưa tin chỉ cần quyền đăng tin.
- Khi có người thôi tham gia, hoặc một máy bị mất, hãy thu hồi quyền của máy đó.
Họ Mình có sẵn vài "lưới an toàn" cho việc sửa nhầm: đề xuất sửa của họ hàng được người quản trị xem so sánh trước và sau rồi mới duyệt; mọi thay đổi được ghi vào nhật ký, và nhiều thay đổi có thể hoàn tác ngay từ đó; người bị xoá nằm trong thùng rác một thời gian và có thể khôi phục.
Mã khôi phục và tài khoản
Trên Họ Mình, tạo dòng họ không cần đăng ký tài khoản; máy dùng để tạo trở thành máy quản trị, và bạn nhận một mã khôi phục. Mã này dùng để lấy lại quyền quản trị khi đổi máy hoặc mất máy, nên hãy:
- chép mã ra giấy, cất cùng giấy tờ quan trọng, hoặc lưu ở nơi an toàn;
- không gửi mã cho người khác, không chụp màn hình rồi để lẫn trong thư viện ảnh;
- báo cho một người quản trị khác biết bạn cất mã ở đâu, phòng khi cần.
Nếu nghi mã đã lộ, người quản trị có thể tạo mã khôi phục mới; mã cũ hết hiệu lực và các máy quản trị khác bị đăng xuất, nên hãy báo trước cho những người cùng quản trị.
Bạn cũng có thể lưu các dòng họ vào tài khoản email để đăng nhập trên máy khác. Trong phần tài khoản có danh sách các máy đã đăng nhập; thấy máy lạ hoặc máy đã mất thì đăng xuất máy đó ngay.
Câu hỏi thường gặp
Có nên ghi số điện thoại của con cháu vào gia phả không?
Không nên. Gia phả không phải danh bạ. Muốn liên lạc, các chi có thể giữ danh sách riêng và chỉ chia sẻ cho người cần.
Người xem có thấy ngày sinh của người còn sống không?
Trên Họ Mình, người xem bằng link mời không thấy ngày, tháng sinh và nơi ở của người còn sống. Chỉ người quản trị xem được.
Lỡ gửi link mời nhầm người thì làm sao?
Người quản trị đổi link mời để link và mã QR cũ không mở được nữa. Nếu người đó đã kịp mở gia phả, hãy thu hồi quyền xem của mọi người (ở trang Quản trị), rồi gửi link mới cho họ hàng.
Mất mã khôi phục thì có lấy lại quyền được không?
Nếu dòng họ đã được lưu vào tài khoản, bạn đăng nhập tài khoản trên máy mới. Nếu không, hãy nhờ một người quản trị khác gửi cho bạn mã mời quản trị mới. Đây là lý do nên có nhiều người quản trị.
Đăng ảnh gia phả lên mạng xã hội có sao không?
Ảnh phả đồ các cụ đã khuất thường không đáng ngại. Nhưng nếu ảnh có ngày sinh, nơi ở của người đang sống thì nên che bớt hoặc chỉ gửi trong nhóm gia đình.
Bắt đầu một gia phả vừa đầy đủ vừa an toàn cho dòng họ của bạn trên Họ Mình, hoặc đọc thêm Cách lập gia phả dòng họ.